Órdenes de cambio

Una orden de cambio es trabajo adicional acordado después de que un trabajo ya empezó. El alcance creció, el cliente dijo que sí, y el precio tiene que moverse para coincidir. Una orden de cambio registra ese acuerdo y aumenta el monto del contrato del trabajo, para que el trabajo adicional quede en los libros y no en la memoria de alguien. Esta guía explica cómo crear una, enviarla al cliente, aprobarla y cómo se factura el dinero.

Qué hace una orden de cambio

Cada trabajo tiene un monto del contrato: el total por el que has acordado hacer la obra. Una orden de cambio modifica esa cifra con el trabajo ya en marcha. Lleva su propio título, un alcance del trabajo que describe qué cambió, y un monto. Una vez aprobada, ese monto se suma al contrato del trabajo, así que los números del trabajo reflejan el nuevo acuerdo.

Una orden de cambio también puede ser deductiva: trabajo retirado, o una corrección a una anterior, baja el contrato en lugar de subirlo. Lo que nunca puede ser es cero, porque una orden de cambio que no cambia nada es un error en lugar de un registro.

Las órdenes de cambio tienen su propia numeración (CO-1000, CO-1001, y así), separada de tus números de presupuesto para que las dos nunca colisionen.

Crear una orden de cambio

Abre el trabajo al que pertenece el trabajo adicional y crea una orden de cambio en él. Dale un título, un alcance del trabajo que describa qué cambió y por qué, y el monto. Crear y aprobar órdenes de cambio está limitado a gerentes y Admins, ya que una orden de cambio altera lo que un cliente debe.

La orden de cambio empieza como un borrador, así que puedes dejarla lista antes de que nadie la vea.

Enviarla al cliente

Una orden de cambio es un documento que el cliente recibe, igual que un presupuesto. Descárgala como PDF y envíasela. El PDF se lee como el papeleo de tu empresa, con tu membrete, y expone la aritmética del contrato: cuánto era el contrato, cuánto suma esta orden de cambio, y en cuánto queda.

Aprobarla

Una vez que el cliente ha aceptado el trabajo adicional, un gerente o Admin aprueba la orden de cambio en QELM. Aprobar la aplica al trabajo: el monto de la orden de cambio se suma al contrato, y el monto del contrato del trabajo pasa a la nueva cifra. Aprobar es un paso deliberado porque cambia lo que el cliente debe, así que está reservado a gerentes y Admins.

Una orden de cambio se aplica al contrato una sola vez. Aprobar una que ya fue aplicada no hace nada más, así que no hay riesgo de contar el mismo trabajo adicional dos veces.

Facturar el dinero de la orden de cambio

El dinero de las órdenes de cambio aprobadas se factura como parte del contrato del trabajo, no como un cargo aparte. Cuando facturas el saldo restante de un trabajo, QELM calcula lo que aún se debe (el contrato completo, ahora incluidas las órdenes de cambio aprobadas, menos lo que ya has facturado) y lo pone en una sola factura. Cada orden de cambio aprobada queda en exactamente una factura, así que nada se factura dos veces y nada queda atrás.

Las órdenes de cambio deductivas se facturan de la misma forma. Como bajaron el contrato, bajan el saldo, así que la factura coincide con el papeleo.

Un solo PDF: la factura y sus órdenes de cambio

Cuando una factura cobra dinero de órdenes de cambio, el cliente no debería tener que emparejar la factura con el papeleo que la justifica. Por eso la factura que descargas o envías por correo es un solo PDF combinado: primero la factura, luego cada orden de cambio que cobró, en el orden en que se aplicaron al contrato. El cliente recibe la factura y los acuerdos que la respaldan en un solo archivo.

Si el documento de una orden de cambio resulta ilegible al armar el paquete, QELM igual envía la factura: descarta el adjunto dañado en lugar de retener la factura que se pidió pagar al cliente.

Una nota sobre lo que ves

Las órdenes de cambio muestran solo los trabajos y contratos de tu propio espacio de trabajo. Si un trabajo no tiene órdenes de cambio, su contrato es simplemente el monto original que acordaste. Para el resto del dinero de un trabajo (gastos, ingresos y si dio ganancias), consulta la guía de Trabajos, y para facturar el saldo, consulta la guía de Facturas.