Hojas de horas

La pantalla de Hojas de horas es donde registras y apruebas las horas de tu equipo semana a semana. Muestra una cuadrícula con las horas de cada persona para la semana seleccionada, te permite corregir entradas, revisar las correcciones de tiempo que piden tus empleados, y aprobar semanas para la nómina — de una en una o varias a la vez. Esta guía recorre cómo leer la cuadrícula, moverte entre semanas, cómo se calculan las horas, revisar correcciones, aprobar, y el PDF de horas semanales.

La semana de un vistazo

La parte superior de la pantalla resume la semana seleccionada:

Horas totales — el total de horas de todos los empleados en la semana.
Empleados — cuántas personas tienen horas o están activas esta semana.
Semanas aprobadas — de cuántos empleados ya has aprobado la semana.

Usa los botones Semana anterior y Semana siguiente para moverte entre semanas; la cuadrícula y los totales se actualizan a la semana que elijas.

La cuadrícula de horas

La cuadrícula principal tiene una fila por empleado y una columna por día de la semana. Cada celda muestra las horas trabajadas ese día, con un total acumulado por empleado a la derecha y un total diario por columna en la parte inferior. Todos los números se alinean en una fuente de ancho fijo para que las columnas sean fáciles de leer.

La fila de cada empleado también indica si su semana está Aprobada o Pendiente, mostrado como una etiqueta para que se lea igual aunque no distingas los colores.

Cómo se calculan las horas

QELM calcula las horas de cada entrada por ti, en el servidor — nunca tienes que hacer las cuentas, y la cuadrícula siempre muestra el resultado final ya calculado:

Deducciones de almuerzo — para los empleados que no están exentos, se descuenta automáticamente una hora de almuerzo de cualquier turno de seis horas o más. Los empleados marcados como exentos de almuerzo conservan todas sus horas.
Validación del reloj — la hora de salida debe ser posterior a la de entrada. Si están en orden incorrecto, la entrada se rechaza para que un intervalo erróneo no pase a la nómina.

Estas horas calculadas alimentan tanto la nómina (salario bruto) como la rentabilidad de los trabajos, así que la cuadrícula, el PDF semanal y la nómina muestran los mismos números. La pantalla nunca rehace estos cálculos por su cuenta — muestra exactamente lo que el servidor calculó.

Fichar entrada y salida

Los empleados pueden fichar entrada al empezar en un trabajo y fichar salida al terminar; QELM registra las horas y calcula el tiempo.

Elegir dónde estás. Al fichar entrada eliges el trabajo o el sitio en el que estás trabajando. El campo va sugiriendo mientras escribes: primero tus propios trabajos abiertos y después direcciones que coinciden con lo que escribes, de modo que alguien del equipo que esté en un sitio que no es uno de sus trabajos igual puede dejar constancia de dónde está en lugar de dejarlo en blanco.

Iniciar un turno por otra persona. Un supervisor puede fichar a alguien — por el compañero que se quedó sin batería o que ya está subido a una escalera. Queda registrado como que lo hizo el supervisor, así que la hoja de horas nunca afirma que el empleado fichó por sí mismo.

Quién está fichado. La pantalla muestra un listado de quién está fichado — Fichados ahora — con todas las personas que están en este momento en el reloj, el trabajo en el que están y cuánto tiempo llevan. Un turno que pasa de dieciséis horas se marca como probable salida sin fichar, para que se corrija en lugar de pagarse. Desde aquí un supervisor puede corregir la hora de inicio de un turno activo, y hace falta un motivo: queda en el registro con el nombre del supervisor.

Registrar y corregir tiempo

Puedes añadir o ajustar el tiempo de un empleado directamente. Cuando registras una hora de entrada y una de salida, QELM calcula las horas — aplicando la deducción de almuerzo y la comprobación de salida descritas arriba — y guarda el resultado. El trabajo es opcional, así que se permite tiempo general (sin asignar).

Revisar correcciones de tiempo

Cuando un empleado pide cambiar una de sus entradas, aparece aquí como una corrección de tiempo para revisar. Cada una muestra la hora original junto a la propuesta, una al lado de la otra, con el motivo del empleado. Elige Aprobar para aplicar el cambio propuesto (QELM vuelve a comprobar el cálculo de almuerzo/reloj) o Rechazar para mantener la original. Al rechazar se te pide confirmar primero — «¿Rechazar esta corrección de tiempo?» — ya que descarta la solicitud del empleado.

Aprobar semanas

Cuando las horas de una semana se vean correctas, apruébala para que quede bloqueada para la nómina. Puedes aprobar las semanas de los empleados de una en una, o seleccionar varias a la vez: marca la casilla de cada fila (o la casilla de seleccionar todo en la cabecera), y aparece una barra con una acción «Aprobar N semanas». Aprobar en bloque bloquea juntas todas las semanas seleccionadas. Aprobar la semana equivocada afecta el pago, así que la acción es deliberada — las semanas ya aprobadas no se pueden volver a seleccionar.

Aprobar se puede revertir

Una aprobación es un candado, no una puerta de un solo sentido. Reabrir semana desbloquea la semana de un empleado para poder corregirla, y las semanas se pueden reabrir en bloque igual que se aprueban. Mientras una semana está bloqueada, sus ediciones se rechazan —para eso está el candado—, así que reabrir es el primer paso de cualquier corrección de una semana aprobada.

Lo que no se puede cambiar es una nómina ya emitida. Una vez pagadas las horas de la semana, esa nómina es historia. Reabre y corrige antes de que salga la nómina, no después.

El PDF de horas semanales

PDF de horas semanales es un botón de descarga en la cabecera de la pantalla. Guarda como archivo PDF un resumen imprimible de las horas de la semana seleccionada por empleado —el desglose por día con las deducciones de almuerzo—, útil para registros de nómina o para compartir.

El botón solo aparece si tienes el permiso de aprobación de tiempo. La descarga en sí está protegida en el servidor por ese mismo permiso, así que no es una ocultación cosmética: sin aprobación de tiempo no hay PDF semanal que obtener. Si no ves el botón y necesitas el archivo, pide a un administrador que te conceda la aprobación de tiempo en la matriz de permisos — consulta Personas y acceso.

Una nota sobre lo que ves

La pantalla de Hojas de horas muestra solo los empleados y las horas de tu propio espacio de trabajo, y las cifras reflejan lo que tu equipo ha fichado o registrado. Si la cuadrícula se ve vacía, normalmente solo significa que aún no se ha registrado tiempo para esa semana — usa la navegación por semanas para buscar otra. Para ver cómo estas horas llegan al pago, consulta el Resumen de guías.