Facturas

La pantalla de Facturas es donde cobras a tus clientes y llevas el control de quién te debe qué. Muestra todas las facturas de tu espacio de trabajo, los saldos pendientes y los pagos registrados en cada una. Esta guía explica cómo leer la lista, abrir una factura, registrar un pago, obtener el PDF y cobrar en línea.

Los saldos de un vistazo

La parte superior de la pantalla es un resumen de dos tarjetas que muestra dónde está tu facturación:

• Saldo pendiente — el total que aún no se ha pagado en tus facturas abiertas, incluidas las parcialmente pagadas.
• Vencido — la parte de ese saldo cuya fecha de vencimiento ya pasó y que no se ha pagado.

Lee ambos juntos para ver cuánto hay registrado y cuánto está atrasado.

La lista de facturas

Debajo del resumen está la tabla de facturas. Cada fila es una factura con:

• Factura — el número de factura y el cliente al que corresponde.
• Trabajo — el trabajo al que está vinculada la factura.
• Emitida — la fecha en que se emitió la factura.
• Vence — la fecha en que vence el pago.
• Total — el monto de la factura.
• Estado — en qué situación está la factura: Pagada, Parcial, Sin pagar o Vencida. El estado se muestra como una etiqueta con texto, así que se lee igual aunque no puedas distinguir los colores.
• Adjunto — si tiene un archivo de respaldo.
• Acciones — un enlace Ver que lleva a la factura completa.

De forma predeterminada, la lista muestra tus facturas activas. Usa Mostrar archivadas para ver las facturas archivadas y Ocultar archivadas para volver. Las facturas archivadas se conservan en el historial; archivar solo las mantiene fuera de la lista de trabajo.

Leer una factura

Abre una factura desde su enlace Ver. La pantalla de detalle muestra:

• Resumen de factura — el número, las fechas, el cliente y el trabajo.
• Adjunto — el archivo de respaldo, si se cargó uno, y las notas de la factura.
• Los totales: Monto de factura, Pagado, Pendiente y la etiqueta de Estado.
• Pagos — todos los pagos registrados en la factura.

Desde el encabezado puedes Descargar PDF (se explica más abajo) o volver Volver a la lista.

Crear una factura

Elige Crear factura para iniciar una nueva. El formulario está dividido en secciones:

• Información de la factura — el Trabajo al que corresponde (es opcional: déjalo vacío si el trabajo no se lleva como tal), el Número de factura (viene pre-rellenado y puedes editarlo si necesitas otro), la Fecha de emisión y la Fecha de vencimiento.
• Cliente — el nombre, el correo, el teléfono y la dirección del cliente, que es lo que se imprime en el documento que recibe.
• Líneas — el cuerpo de la factura. Cada línea lleva una descripción, una cantidad y un precio. Agrega una línea por cada trabajo o material que estés cobrando. Debajo de las líneas puedes fijar un descuento opcional — un porcentaje o un importe fijo — y una tasa de impuesto opcional.
• Adjunto — un archivo de respaldo opcional (PDF, PNG, JPG, WEBP o HEIC, hasta 5 MB).
• Notas — las Notas para el cliente se imprimen en la factura que él ve; las Notas internas se quedan dentro de QELM para tu propio equipo.

No hay campo de Monto. El subtotal, el descuento, el impuesto y el Total salen de las líneas, y el total se calcula en el servidor — así que lo que se le cobra al cliente siempre coincide con las líneas que ingresaste. Elige Guardar factura para registrarla. La nueva factura aparece en la lista con estado Sin pagar hasta que se registre un pago.

Registrar un pago

En la pantalla de detalle de una factura, usa Agregar pago para registrar dinero recibido. Ingresa la Fecha y el Monto, y opcionalmente el Método y una Referencia. Una vez guardado, el pago aparece en la lista de Pagos, los totales de Pagado y Pendiente se recalculan, y el estado avanza hacia Parcial o Pagada a medida que baja el saldo.

Registrar pagos aquí es para dinero que ya cobraste (un cheque, efectivo o un cargo con tarjeta hecho por otro medio). Para cobrar un pago con tarjeta en línea, usa el enlace de pago de abajo.

Descargar el PDF

Descargar PDF en la pantalla de detalle abre un PDF limpio e imprimible de la factura — el mismo documento que recibiría tu cliente. Úsalo para imprimir, guardar o enviar la factura. El PDF lleva el logotipo y los datos de tu espacio de trabajo.

Cuando la factura cobra órdenes de cambio

Si la factura incluye dinero de órdenes de cambio, el PDF es un solo archivo con todo el paquete: primero la factura y después cada orden de cambio firmada que cobra, una tras otra. Así el papeleo que justifica el total viaja junto al total. Ese mismo paquete es el que se envía cuando la factura sale por correo, de modo que el cliente nunca tiene que preguntar cuál fue el trabajo extra ni si lo aprobó. Las órdenes de cambio se crean en el trabajo — consulta Trabajos.

Cobrar en línea

QELM puede cobrar un pago con tarjeta de tu cliente directamente. Cuando los pagos en línea están habilitados para tu espacio de trabajo, una factura tiene un enlace de pago que puedes compartir con el cliente. El cliente lo abre, ve el monto a pagar y paga con tarjeta en una página segura — sin necesidad de cuenta. Cuando el pago se procesa, se registra automáticamente en la factura y el saldo se actualiza.

Si no ves un enlace de pago, los pagos en línea aún no se han configurado para tu espacio de trabajo; mientras tanto, registra los pagos manualmente con Agregar pago.

Archivar

Cuando termines con una factura, Archivar la saca de la lista activa pero la conserva en tus registros. Una factura archivada se puede restaurar en cualquier momento. Archivar nunca elimina nada — solo ordena la vista de trabajo.

Una nota sobre lo que ves

La pantalla de Facturas muestra solo las facturas de tu propio espacio de trabajo, y las cifras reflejan lo que tu equipo ha ingresado — las facturas que has emitido y los pagos que has registrado. Si la lista se ve vacía, normalmente solo significa que aún no se ha facturado nada; se va llenando a medida que creas facturas. Para saber cómo fluye un trabajo por QELM desde el principio, consulta el Resumen de las guías.